Bütçeleme Süreci Nedir

Bütçeleme işlemi takım çalışması sonucu gerçekleşmelidir. Yukarıdan aşağı yapılan bütçeleme üst yönetim tarafından organizasyonda yürürlüğe konan bir bütçeleme türüdür. Bu yöntem bütçe hazırlama işlemi için verimli bir yol olabilir fakat çalışanların iştirak etmemesi sebebiyle bu tür büçeler çalışanların darılmalarına ve yapılan işler sırasında oluşabilecek problemlerin çözümünde öncülük etmede isteksiz olmalarına sebep olabilir. Çalışanlar hazırlanması sırasında bir parçası olmadıkları bütçelere karşı sahiplenme duygusu hissetmezler.

Aşağıdan yukarıya bütçeleme sürecinde, diğer bir değişle katılımla yapılan bütçelemede, her departman kendi başarı ve şirket hedeflerine göre ihtiyaç ve gereksinimlerini belirler. Çünkü çalışanlar bu bütçeyi sahiplenebilir fakat beklentilerinde aşırıya kaçabilirler. Bu iki uç örneğin dengeli olarak uygulanması başarılabilir. Üst yönetim hangi bütçe hazırlanacaksa bunun nasıl bir ahenkte olması gerektiğini belirleye bilir ve bir yol haritası oluşturabilir. Bütçe hedeflerini tutturan veya olumlu anlamda aşan kişiler için teşvik edici bir unsur olarak gayretlerine karşılık ödüller verilebilir.

Bütçelerde gevşeme ya da istismar edilmesi gibi durumların önüne geçilmesi için bir yönetmelik ya da kılavuz olmalıdır, öyle ki departmanlar durumlarının olduğundan daha iyi görünmesini sağlamak için veya bir takım ödülleri elde etmek için tahmin edilen ihtiyaç miktarlarından daha az harcama yapabilirler. Diğer yandan çok sıkı bütçeler ise cesaret kırıcı ve gerçekleştirilemez durumlar oluşturabilir. Nasıl bir yaklaşım takınıldığı önemli değildir, önemli olan geleceği tahmin etmede bütçesini bir harita veya kılavuz gibi görev yapacağının fakında olmaktır.

Bununla birlikte bütçeler katı ve değiştirilemez belgeler gibi görülmemelidir. Eğer fırsatlar ortaya çıkarsa, koşullar değişirse, görülemeyen durumlar gelişirse, bu tür fırsatların avantajlarını bulmak ve kullanmak konusunda bütçenin bir engel teşkil etmesi için hiçbir sebep yoktur.

Bütçelerin hazırlanması ve gerçekleştirilmesini kontrol etmesi amacıyla bir çok şirket bir bütçe komisyonu oluşturur.Ayrıca bütçe farklı bölümlerin birbirleriyle iletişim kurmaları için bir geçit aygıtı olarak da görülebilir.

Satış, üretim, satınalma, endüstriyel ilişkiler, satış pazarlama, depo, bilgi işlem, muhasebe, kalite kontrol gibi diğer tüm departmanlar, şirketin hedeflerine ulaşmasında kendi rollerini ve diğer departmanların rollerini görerek anlayabilirler. Bu katılımcılık farklı departmanların bütçe son haline gelinceye kadar birbirleriyle müzakere etmelerini ve uzlaşmalarını gerektirir.

Şirket hedefleriyle çalışanların hedefleri örtüştüğünde, şirkette uyumlu bir hedef birliği oluşur. Çalışanların hedeflerini dikkate almayan bütçeler sıklıkla başarısız olurlar. Bütçe tamamlama süreci, ilgili departmanların kabulleri ve üst yönetimin onay ve imzasıyla sona erer. Şirketin üretim karması, satış fiyatları, işçilik ücretleri, mühendislik gereksinimlerine bağlı olarak şartlar değişirse, bütçe revizyonuna gereksinim duyulabilir.